PENGERTIAN
Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation (OA)) didefinisikan oleh O’Brien (1996)
sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik
lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi
Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik
formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada
dan dari orang yang beradan di dalam maupun di luar perusaahan. Orang yang
berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk
berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan,
atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain.
Para pengguna otomatisasi kantor pada umumnya adalah Manajer,
orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional,
menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan
pegawai administrasi. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk
melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon
dan mengatur jadwal pertemuan.
MANFAAT
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.
Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan
kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi
mereka memecahkan masalah Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan
yang lebih baik dan lebih cepat.
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh
perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor:
- Pendapatan yang LebihTinggi versus Penghindaran Biaya.
- Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawaiyang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
- PemecahanmasalahKelompok.
- Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
- Pelengkap–BukanPengganti.
- Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
CONTOH KASUS:
Salah satu penggunaan otomatisasi kantor yang terkenal saat
ini adalah penggunaan Video Conference dimana teknologi komunikasi ini
memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa
mengenal batasan waktu dan tempat. Video Conference ini sangat berguna bagi
para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di
wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi.
Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat
besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu
tempat.
Sekian dulu sekilas penjelasannya.
Untuk versi lengkapnya atau mau order paper
silakan hub saya.
Diana - o85868o39oo9
Ditunggu Ordernya yaah?
Thanks